Vahinkovakuutusyhtiöiden asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste

1. Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuoja-asetus) sekä henkilötietolain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle eli rekisterinpitäjän asiakkaalle ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.

2. Rekisterinpitäjät ja rekisterinpitäjien yhteystiedot

OP Vakuutus Oy, A-Vakuutus Oy ja Vakuutusosakeyhtiö Eurooppalainen

Edellä luetellut vakuutusyhtiöt toimivat tietosuoja-asetuksen tarkoittamina yhteisrekisterinpitäjinä. Jäljempänä rekisterinpitäjällä tarkoitetaan kaikki kolmea yhteisrekisterinpitäjää, ellei erikseen toisin mainita.

Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Käyntiosoite: Gebhardinaukio 1, 00510 HELSINKI
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: OP Ryhmän Tietosuojatiimi
Puhelinnumero: 0303 0303
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

OP Ryhmän tietosuojavastaava
OP Ryhmä
Postiosoite: PL 308, 00013 OP
Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi

4. Rekisterin nimi

OP Vakuutus Oy:n, A-Vakuutus Oy:n ja Vakuutusosakeyhtiö Eurooppalaisen asiakkaiden rekisteri. Rekisteröityinä on yksityishenkilöitä ja yhteisöjä, ml. yrittäjät. Yhteisön osalta rekisteröityjä ovat sen puolesta toimivat henkilöt.

Rekisteröityjä ovat myös aikaisemmin asiakkaina olleet ja potentiaalisiksi katsotut yksityishenkilöt ja yhteisöt.

Rekisteröityjä ovat mm. vakuutuksenottajan puolesta vakuutusmaksun maksanut, vakuutussopimusten perusteella korvauksia hakeneet tai saaneet henkilöt, muutoin vakuutussopimusten perusteella vakuutussuoritukseen oikeutetut henkilöt (kuten edunsaajat) sekä vakuutuskorvauksen takaisin maksamiseen velvolliset henkilöt (niin sanotut regressivelalliset).

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Vakuutustoiminta edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Rekisteröidyn henkilötietoja tarvitaan muun muassa vakuutussopimuksen tekemistä ja korvausten maksamista varten. Alla on tarkempaa tietoa henkilötietojen käytöstä rekisterissä.

Henkilötietojen käyttötarkoitukset

  • asiakaspalvelu sekä asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, mukaan lukien asiakasviestintä
  • palvelujen ja tuotteiden tuottaminen (vakuutustoiminta, vakuutussopimusten täytäntöönpano ja ylläpito, vakuutussopimukseen perustuva korvauskäsittely), kehittäminen, automatisointi ja laadunvarmistus
  • tuotteiden ja palvelujen käytön seuranta ja analysointi sekä asiakkaiden segmentointi, jotta rekisterinpitäjä pystyy tarjoamaan käyttäjille muun muassa personoitua sisältöä tuotteissa ja palveluissa
  • palvelujen turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen
  • riskienhallinta
  • koulutustarkoitukset
  • suoramarkkinointi, mielipide- ja markkinatutkimukset, etämyynti, markkinoinnin ja mainonnan kohdentaminen
  • lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen
  • muu liiketoiminnan hoito ja kehittäminen

OP Vakuutus Oy:ssä ja A-Vakuutus Oy:ssä henkilötietojen käyttötarkoitus on edellä lueteltujen lisäksi näiden yhtiöiden myöntämien lakisääteisten vakuutusten (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus sekä liikennevakuutus) toimeenpano.

Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely sisältää automaattista päätöksentekoa. Jos tällaista päätöksentekoa sisältyy hankkimaasi tuotteeseen tai palveluun, siitä kerrotaan tuotteen tai palvelun oston yhteydessä. Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely sisältää myös profilointia. Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa näitä tietoja käyttämällä arvioidaan henkilön tiettyjä ominaisuuksia.

Automaattista päätöksentekoa tehdään esimerkiksi ostaessasi vakuutusta verkkopalveluissa. Samassa yhteydessä tehdään myös profilointia vakuutuksen hinnan riskivastaavuuden määrittämiseksi. Profilointia käytetään hyödyksi myös esimerkiksi markkinoinnin kohdentamisessa ja käsittelyn jono-ohjauksessa, jotta palvelu olisi nopeampaa.

Yleistä tietoa automaattisesta päätöksenteosta ja profiloinnista löydät tietosuojalausekkeesta osoitteesta op.fi/tietosuoja.

Asiakkaan tuntemistietoja ja rekisteröidyn muita henkilötietoja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten.

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan käyttää sen selvittämiseen, onko henkilö rekisterinpitäjän noudattamien kansainvälisten pakotteiden kohteena. Saat lisätietoa pakotteiden noudattamisesta OP Ryhmässä pääsääntöisesti hankkimasi tuotteen tai palvelun ehdoista.

Käsittelyn oikeusperusteet

Käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja pääasiassa sopimussuhteeseen ja sen tekemistä edeltäviin toimenpiteisiin perustuen.

Henkilötietojen käsittely voi perustua myös

  • rekisteröidyn suostumukseen, kuten suostumus hoitotietotietojen hankkimiseksi hoitolaitokselta,
  • rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten verolainsäädännön ja vakuutusyhtiölain vaatimukset tai
  • rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettuihin etuihin, kuten tietojen käyttö suoramarkkinointiin edellyttäen, että rekisteröity siitä tietää eikä ole sitä kieltänyt, sekä liiketoiminnan kehittämiseen. Myös tietojen luovuttaminen OP Ryhmän yhteisöjen välillä perustuu usein oikeutettuun etuun.

Useimmiten rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakas- tai vastaavaan suhteeseen. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tällainen käsittely on oikeasuhteista rekisteröidyn etuihin nähden ja vastaa hänen kohtuullisia odotuksiaan.

Rekisteröidyn terveydentilatietojen käsittely rekisterissä perustuu lakiin tai rekisteröidyn suostumukseen.

Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä sellaisia tietoja vakuutetun, korvauksenhakijan tai vahingon aiheuttajan rikollisesta teosta, rangaistuksesta tai muusta rikoksen seuraamuksesta, jotka ovat tarpeen vakuutusyhtiön vastuun selvittämiseksi.

6. Henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmä Ryhmän tietosisältö
Perustiedot

Yksityishenkilö: Rekisteröidyn nimi ja henkilötunnus
Yhteisö, ml. yrittäjät: Yhteisön puolesta toimivien henkilöiden yksilöintitiedot sekä tieto yhteydestä yhteisöön

Tuntemistiedot Lainsäädännön edellyttämät tuntemistiedot, kuten asiakkaan tunnistamiseksi sekä taloudellisen aseman ja poliittisen vaikutusvallan selvittämiseksi tarpeelliset tiedot
Asiakkuustiedot Asiakkuuden yksilöivät ja luokittelevat tiedot, kuten asiakastunnus ja vakuutustunnus
Suostumukset Rekisteröidyn antamat, henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset ja kiellot
Sopimus- ja tuotetiedot Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisten sopimusten tiedot
Rekisteröidyn hankkimien tuotteiden ja palvelujen tiedot
Asiakastapahtumatiedot Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat, kuten muutokset vakuutuksiin ja korvauskäsittelyä koskevat tiedot
Taustatiedot Tiedot rekisteröidyn elämäntilanteesta ja taloudellisesta asemasta
Esim. verohallinnolta saadut maksettuja palkkoja ja etuuksia koskevat tiedot työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen toimeenpanoon liittyen
Kiinnostuksen kohteet Tiedot rekisteröidyn kiinnostuksen kohteista, kuten kiinnostus OP Ryhmän yhteisöjen palveluja ja tuotteita kohtaan
Käyttäytymistiedot (ml. evästeillä ja muilla vastaavilla teknologioilla kerätyt tiedot) Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja palvelujen käytön seuranta esimerkiksi evästeiden avulla. Kerättyjä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän selailema sivu, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, kanava, kuten sovellus, mobiiliselain tai internetselain, selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä.
Tallenteet ja viestien sisältö Erimuotoiset tallenteet ja viestit, joissa rekisteröity on osapuolena, esimerkiksi puhelutallenteet
Erityiset henkilötietoryhmät Tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa määritellyt henkilötietojen erityisryhmät, joita ovat esim. terveydentila, tunnistamistarkoituksessa käsiteltävät biometriset tiedot sekä ammattiliiton jäsenyys
Sijainti- ja sensoridata Rekisteröidyn sijainnin seuranta ja sensoreilla kerätty tieto rekisteröidystä
Tekniset tunnistamistiedot Laitteen tai sovelluksen määrittämä tunniste, jonka avulla laitteen tai sovelluksen käyttäjä on tunnistettavissa käyttämällä tarvittaessa lisätietoja

 

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa OP Ryhmän sisällä sekä samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluvalle yritykselle lainsäädännön sallimissa puitteissa. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa muun muassa:

  • Finanssiala ry:lle vakuutusalaa koskevia vahinkotilastoja
  • hoitolaitoksille rekisteröidyn antamaan suostumukseen perustuen
  • palvelujen tuottamisessa tai tarjoamisessa käytettäville yhteistyökumppaneille. Nämä kumppanit voivat siis toimia sekä henkilötietojen käsittelijöinä rekisterinpitäjän lukuun että itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa puitteissa viranomaisille, kuten ulosotto- ja sosiaaliviranomaisille, Finanssivalvonnalle ja Suomen verohallinnolle. Verohallinnolle toimitetaan vuosi-ilmoituksia rekisterinpitäjän asiakkaista.

8. Henkilötietojen siirtäminen

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja voidaan siirtää rajatusti EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.

Osa rekisterinpitäjän käyttämistä alihankkijoista on muita OP Ryhmän yhteisöjä. Ne tuottavat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä ja muita tukipalveluja.

9. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisterinpitäjä määrittelee henkilötietojen säilytysajat ottaen huomioon soveltuvan lainsäädännön sekä liiketoiminnan, kuten korvauskäsittely ja vakuutusasioiden hoito, toimivuuden ja sujuvuuden.

Esimerkiksi useissa vapaaehtoisissa vakuutuslajeissa vakuutussopimuksia koskevat tiedot säilytetään vähintään 15 vuotta sopimuksen päättymispäivästä. Sen sijaan lakisääteisissä henkilö- ja liikennevahingoissa lain edellyttämä säilytysaika on 100 vuotta vahingon viimeisestä käsittelypäivästä.

Rekisterinpitäjä voi käsitellä sopimussuhteen päätyttyä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

10. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös, kun rekisteröity käyttää tiettyjä rekisterinpitäjän palveluja, kuten verkkopalvelut.

Henkilötietoja voidaan lain sallimissa puitteissa kerätä ja päivittää kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten:

  • Väestörekisterikeskuksesta ja Postin muuttoilmoituspalvelusta
  • muiden viranomaisten pitämistä rekistereistä
  • luottotietorekisterinpitäjiltä
  • vakuutusyhtiöiden yhteisestä vahinkorekisteristä ja väärinkäytösrekisteristä
  • hoitolaitoksilta rekisteröidyn antaman suostumuksen tai lain perusteella
  • vakuutusten ja vahinkojen hoitoon liittyviltä yhteistyökumppaneilta
  • julkisista tietolähteistä, jonka perusteella rekisteröity voidaan luotettavasti tunnistaa
  • pankeilta Tupas-tunnistautumista varten
  • poliittisen vaikutusvallan ja rekisterinpitäjän noudattamien kansainvälisten pakotteiden piiriin kuulumisen selvittämiseksi tarpeelliset tiedot tällaisia tietokantoja ylläpitäviltä tahoilta
  • muiden OP Ryhmän yhteisöjen asiakasrekistereistä

OP Vakuutus Oy ja A-Vakuutus Oy keräävät verotusta koskevia tietoja Suomen verohallinnolta työtapaturma- ja ammattitautilain mukaisia käyttötarkoituksia varten (kuten vakuutusasian ratkaiseminen ja vakuutusyhtiön valvontavelvollisuuden toteuttaminen).


11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.

Tietosuoja-asetuksen soveltamisen alettua rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

12. Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, kuten pääsääntöisesti suoramarkkinoinnissa sähköisiä kanavia pitkin, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelun käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin.

13. Miten rekisterin suojaus on järjestetty

Käsittelemme henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttävällä tavalla. Olemme huolellisesti arvioineet käsittelytoimiimme liittyvät mahdolliset riskit ja ryhtyneet tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi.

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

  • laitteistojen ja tiedostojen suojaus
  • kulunvalvonta
  • käyttäjien tunnistus
  • käyttövaltuudet
  • käyttötapahtumien rekisteröinti
  • käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.