OP Ryhmän Tiedesäätiön tietosuojaseloste

 

Tietosuojaseloste
 

1 Yleistä  

 
Tällä tietosuojaselosteella annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä tietosuojaasetus) sekä kansallisen tietosuojalain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle, kuten rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle, ja toisaalta valvovalle viranomaiselle. 
 
1 Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot 
 
OP Ryhmän Tutkimussäätiö sr 
Postiosoite: PL 308, 00101 HELSINKI Käyntiosoite: Gebhardinaukio 1 00510 HELSINKI Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Mirja Laine Sähköpostiosoite: mirja.laine@op.fi Puhelinnumero: 040 760 9183 
 

2 Tietosuojavastaavan yhteystiedot 


OP Ryhmän tietosuojavastaava

OP Ryhmä 

Postiosoite: PL 308, 00013 OP Sähköpostiosoite: tietosuoja@op.fi 
OP Ryhmän Tutkimussäätiö ostaa tietosuojavastaavan palvelut OP Osuuskunta -konsernilta. 

 

3 Rekisterin nimi ja rekisteröidyt 
 

OP Ryhmän Tutkimussäätiön apuraharekisteri 

Rekisteriin ovat rekisteröityjä OP Ryhmän Tutkimussäätiön apurahahakijat ja apurahansaa- jat sekä hakijoiden suosittelijat. 

Lisäksi rekisteröityjä ovat OP Ryhmän Tutkimussäätiön hallituksen jäsenet. 
 

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet 
 

4.1 Käsittelyn tarkoitukset 

OP Ryhmän Tutkimussäätiö jakaa apurahoja. Apurahojen hakeminen ja myöntäminen edellyttää apurahahakijoiden ja -saajien sekä apurahahakijoiden suosittelijoiden henkilötietojen käsittelyä. OP Ryhmän Tutkimussäätiö on rekisterinpitäjä ja se käsittelee rekisteriin kuuluvia tietoja apurahahakemusten valmistelemiseksi säätiön hallituksen päätöksentekoa varten, hallituksen päätöksenteossa apurahojen myöntämiseksi sekä myönnettyjen apurahojen maksatukseen ja maksatuksen seurantaan liittyen sekä lakisääteisten ilmoitusten teke- miseksi viranomaisille. Alla on tarkempaa tietoa henkilötietojen käytöstä rekisterissä. 

Henkilötietojen käyttötarkoituksiin kuuluvat: 

- apurahahakemusten käsittely ja apurahojen maksatus, mukaan lukien apurahoihin liittyvä viestintä 

- apurahahakupalvelujen tuottaminensekä apurahatoiminnan kehittäminen ja laadunvarmistus 

- lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen 

- palvelujen turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen 

Hallituksen jäsenten tietoja käsitellään säätiön lakisääteisten asioiden hoitamiseen ja kokouspalkkioiden maksuun.

4.2 Käsittelyn oikeusperusteet 

Alla on kuvattu rekisterin käyttämät henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet sekä esi- merkkejä kullakin perusteella suoritettavasta käsittelystä. 

 

 

Oikeusperuste

 

 

Esimerkki

 

 

Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä

 

 

Rekisterissä käsitellään henkilötietoja pää-

 

edeltävät toimenpiteet

asiassa sopimukseen perustuen liittyen

rekisteröidyn apurahan hakemiseen,

 

myöntämiseen, maksatukseen ja ilmoitus-

ten tekemiseksi viranomaiselle. Myös sää-

tiön hallituksen jäsenten tietojen käsittely

perustuu sopimukseen.

 

Lakisääteinen velvoite

 

Rekisterinpitäjä eli apurahan myöntäjä il-

moittaa apurahasta Verohallinnolle ja ja apurahan myöntämisestä Maatalousyrittä- jien eläkelaitokselle.

Apurahan maksamisesta rekisterinpitäjä toimittaa verotietojen mukana maksun- saajaa koskevat tiedot.

Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle ilmoi- tettaessa rekisterinpitäjä ilmoittaa apura- han saajaa ja apurahaa koskevat yksilöidyt tiedot.

 

 

Oikeutettu etu

 

 

Suosittelijoiden tietoja käsitellään Säätiön

 

oikeutetun edun perusteella. Myös apura-

 

hansaajien nimet julkaistaan Säätiön toi-

mesta Säätiön oikeutetun edun perus-

teella.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5 Henkilötietoryhmät

 

Henkilötietoryhmä

 

 

Ryhmän tietosisältö

 

 

 

 

 

 

 

 

Perustiedot

 

 

 

Nimi

 

Syntymäaika, yhteystiedot eli sähköpostiosoite, puhelinnumero ja katuosoite, Tutkinto

  

 

Hakijatiedot

 

Apurahahakijan ja apurahasaajan hakijanumero
Tutkimukseen liittyvät tiedot

 

 

Suosittelijat

 

 

Nimi

 

 

Sähköpostiosoite

 

 

Sopimustiedot

 

Rekisterinpitäjän ja apurahan saajien välisten sopimusten tiedot

 

 

Apurahahakemuksiin liittyvät tapahtumatiedot

 

 

Apurahahakemuksen hoitamiseen liittyvät

 

 

tehtävät ja tapahtumat, joita ovat apurahan

 

hakeminen, apurahan myöntäminen, apu-

rahan maksaminen, maksatuksen seuranta

ja apurahailmoitusten tekeminen viran-

omaiselle. Asiaan liittyvä kirjeenvaihto ja

muu viestintä.

 

Rekisteriin talletetaan apurahahakemuk-

sessa annetut tiedot sekä myönnettyjen

apurahojen maksatukseen liittyvät tiedot

(pankkiyhteys, henkilötunnus, apurahan

määrä, maksatuspäivä, tositenumero ja se-

lite.

 

Henkilötunnus rekisteröidään Verohallin-

non valvonta-aineiston sekä Maatalousyrit-

täjien eläkelaitokselle lähetettävän aineis-

ton toimittamista varten.

 


 

6 Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

6.1 Tietojen luovutuksensaajat 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa lain sallimissa puitteissa viranomaisille, kuten Verohallinnolle ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle. Rekisterinpitäjä ilmoittaa apurahan saajaa ja apurahaa koskevat yksilöidyt tiedot Verohallinnolle vuosi-ilmoituksina ja Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle maatalousyrittäjien eläkelain 141 b §:n mukaisesti. 

Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa OP Ryhmän sisällä.

Selvyyden vuoksi todetaan, että säätiön tieteellisen toimikunnan jäsenet käsittelevät hake- mukseen liittyviä tietoja. 

6.2 Tietojen siirto alihankkijoille.

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja sen lukuun. Rekisterinpitäjä tekee tällaisten alihankkijoiden kanssa asianmukaiset henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset.  

Alihankkijat tuottavat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä palveluja. Osa käytetyistä alihankkijoista voi olla OP Ryhmän yhteisöjä. 

6.3 Kansainväliset tiedonsiirrot 

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, ja tietoja voidaan siirtää EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-ko- mission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia. Lisätietoja henkilötietojen kansainvälisistä siirroista sekä mallisopimuslausekkeista saat OP:n verkkosivuilta: op.fi/tietosuoja.

Osa rekisterinpitäjän käyttämistä alihankkijoista on muita OP Ryhmän yhteisöjä. Ne tuotta- vat rekisterinpitäjälle mm. tietoteknisiä ja muita tukipalveluja. 

7 Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit 
 

Apurahan saajat 

Rekisterinpitäjä käsittelee apurahan saajien henkilötietoja tutkimushankkeen jatkumisen ajan ja säilyttää tietoja vähintään kymmenen vuotta apurahan maksatuksen päättymisen jälkeen. Tämän jälkeen rekisterinpitäjä poistaa tai anonymisoi tiedot noudattamiensa pois- toprosessien mukaisesti. 

Apurahan saajien nimitietoja voidaan käsitellä säätiön toiminnassa myös tämän jälkeen esi- merkiksi osana vuosikertomuksia ja muita yhteenvetoja. 

Apurahan hakijat

Jollei apurahaa myönnetä, rekisterinpitäjä käsittelee apurahahakijoiden ja heidän suositteli- joidensa henkilötietoja korkeintaan vuoden ajan laskettuna siitä, kun rekisteröity on tehnyt apurahahakemuksen säätiölle. 
 

8 Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen 
 

Henkilötietoja kerätään apurahan hakijalta tai saajalta sekä hakijan ilmoittamilta suosittelijoilta. 

 

9 Rekisteröidyn oikeudet 

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. 

Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilö- tietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin.   

Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllä mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle. 

 

10 Miten rekisterin suojaus on järjestetty 

 

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja turvallisella ja lainsäädännön vaatimukset täyttä- vällä tavalla. Se on huolellisesti arvioinut käsittelytoimiin liittyvät mahdolliset riskit ja ryhty- nyt tarvittaviin toimenpiteisiin näiden riskien hallitsemiseksi. 

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekiste- rin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja: 

- laitteistojen ja tiedostojen suojaus 

- käyttäjien tunnistus 

- käyttövaltuudet 

- käyttötapahtumien rekisteröinti 

- käsittelyn ohjeistus ja valvonta 

Rekisterinpitäjä edellyttää myös alihankkijoiltaan ja muilta yhteistyökumppaneiltaan käsitel- tävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.